Oliver Sauter, Head of IT, Tropa Holding Limited
Die Daten eines Unternehmens sind kostbares Kapital. Umso wichtiger ist es deshalb, dass diese für Mitarbeiter und Geschäftsführung möglichst leicht verfügbar sind und langfristig erhalten bleiben.
Die Tropa Holding Limited erbringt IT-Dienstleistungen für die Kraus & Naimer Gruppe, die jährlich rund 4,3 Millionen elektrische Schaltgeräte herstellt und aus weltweit sechs Fabriken und 18 konzerneigenen Vertriebsgesellschaften besteht.
In der Zusammenarbeit mit den Kunden entstehen zahlreiche Dokumente, die das Unternehmen über viele Jahre hinweg aufbewahren muss. Gespeichert wurden diese früher unstrukturiert auf Dutzenden von Fileshares.
Etwa 600 der insgesamt 900 Beschäftigten von Kraus & Naimer arbeiten mit dem Computer und benötigen schnellen und einfachen Zugriff auf Unternehmensdaten wie Angebote, Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Zertifizierungen.
Die Tropa Holding Limited suchte deshalb eine einheitliche und zentrale Dateiablage, in der das Unternehmen die Daten sammeln und leicht verfügbar machen konnte.
2013 stieß die Tropa Holding Limited auf inxire Digital Content, eine Plattform für Enterprise-Content-Management und Social Collaboration. Das System von inxire vereint Dokumentenmanagement und -archivierung mit sozialen Features wie Folgen, Teilen oder Kommentieren.
inxire Digital Content basiert auf Industriestandards wie Java, XML sowie der Oracle Datenbank und ermöglicht es, große Mengen an strukturierten und unstrukturierten Daten in einem einzigen sicheren und skalierbaren System zu speichern und zu verwalten. Es bietet alle notwendigen Funktionen des Dokumentenmanagements, darunter die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die Konsolidierung von Datei-Servern.
„Die Produktdemonstration von inxire Digital Content hat uns sofort überzeugt. Darum haben wir uns entschlossen, das System weltweit für die Strukturierung unserer Daten zu nutzen“, erklärt Zlatko Baumberger, der technische Leiter der Tropa Holding Limited. So entstand eine Plattform für Metadaten-gesteuerte Archivierung in Kombination mit Dokumentenkontrolle und Kollaboration.
Im ersten Schritt legte die Tropa Holding Limited alle von ihrem ERP-System erzeugten Archivdokumente in der inxire-Software ab – kundenbasiert und getrennt nach Land, Gesellschaft und Abteilung. Das neue System führte rasch zum gewünschten Erfolg: Innerhalb von Sekunden fanden die Mitarbeiter nun die von ihnen gesuchten Dateien.
„Die Kollegen waren so begeistert, dass sie schnell noch mehr wollten“, so Zlatko Baumberger. „Nicht nur Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine sollten ihrer Ansicht nach in dem System abgelegt werden, sondern auch alle SAP-Outputs und E-Mails von Kunden.“
Auch die Geschäftsleitung der Tropa Holding Limited wünschte ausdrücklich, dass businessrelevante Inhalte nur noch innerhalb des neuen Enterprise-Content-Management-Systems abgelegt werden.
Neue Features für noch mehr Effizienz und Datensicherheit
2015 entschloss sich die Tropa Holding Limited, erstmals ein digitales System für die Lenkung und Archivierung von Qualitätsmanagementdokumenten einzuführen. Die bereits genutzte Software von inxire deckte auch hierfür alle Anforderungen ab. Im sogenannten QM Net erstellen die Mitarbeiter heute ihre Qualitätsmanagementdokumente, laden Dateien, Bilder oder Video-Clips hoch und binden diese bei Bedarf ein.
Der fest definierte Freigabe-Workflow, ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept sowie die Archivierung der Dokumente mitsamt ihren Freigabeinformationen sorgen für die vollständige Nachvollziehbarkeit über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg.
2017 führte die Tropa Holding Limited erfolgreich Communities ein. Darüber fasst die inxire-Software Gruppen mit ähnlichen Interessen, Aufgaben und organisatorischen Eigenschaften zusammen. 60 Communities zu den unterschiedlichsten Themen wie Werkzeugprüfung, Haustechnik, Zertifikate oder Vorlagen finden sich heute bereits in der Plattform.
Die Inhalte der Communities können geteilt oder verfolgt werden. Auch die Sichtbarkeit der Informationen sowie der Datenzugriff werden automatisch über die Einstufung der Community geregelt. Selbst Administratoren können eine Datei nur dann ansehen, wenn sie dazu berechtigt sind. Dieser wichtige Schutzmechanismus erlaubt die Verwaltung und sichere Aufbewahrung von schutzwürdigen Dokumenten, beispielsweise im Rahmen von Audits oder in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Zlatko Baumberger,
Technischer Leiter,
Tropa Holding Limited
„Die inxire-Software ist die zentrale Anlaufstelle für das gesamte Unternehmenswissen von Kraus & Naimer. Die Mitarbeiter finden darin sofort alle Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Auch vertrauliche Daten lassen sich absolut sicher verwalten und bei der Datenaufbewahrung hält das System ganz automatisch alle rechtlichen Vorgaben ein.“
Heute ist inxire Digital Content fester Bestandteil der Arbeitswelt von Kraus & Naimer. Sämtliche SAP-Outputs landen automatisiert und ohne Benutzerinteraktion in der digitalen Plattform. Über die API von inxire hat die Tropa Holding Limited zudem eine eigene Anwendung für Input-/Output-Management entwickelt.
Alle Inhalte werden unabhängig vom Dateiformat per Volltextsuche gefunden. Die Mitarbeiter greifen über eine intuitive und moderne Web-Oberfläche auf die Daten zu. Die im System integrierten APIs ermöglichen zudem alternative Zugriffsformen. So steht die Plattform bei Kraus & Naimer mittels WebDAV-Anbindung auch als Netzlaufwerk bereit.
Einen großen Vorteil sieht Zlatko Baumberger beim Thema Datenschutz: „Durch die Möglichkeit, Dateien zu verschlüsseln, ist das Vertrauen der Mitarbeiter in das System noch einmal enorm gewachsen. Die Kollegen stellen heute viel mehr Informationen ein als früher, da sie genau wissen, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben.“
Insgesamt werden bis Ende 2018 voraussichtlich etwa 150 bis 200 Millionen Dokumente in inxire Digital Content abgelegt sein. So schafft es die Tropa Holding Limited, die Unternehmensdaten der Kraus & Naimer Gruppe in wirtschaftlich nutzbares Wissen umzuwandeln.
Margit Olbrich
IT-Nutzung, Diagnose und Predictive Maintenance,
DB Systemtechnik GmbH
„Das Thema Digitalisierung ist für die Deutsche Bahn sehr wichtig. Die inxire Digital Maintenance Plattform ist dabei ein wichtiger Baustein, der uns nicht nur wirtschaftlich, sondern vor allem auch im Hinblick auf die Zufriedenheit unserer Kunden deutlich nach vorne bringt.“
Kerstin Rösner
Methodische Ansprechpartnerin für das Weisungswesen,
HypoVereinsbank
„Gemeinsam mit inxire haben wir unser Weisungswesen an die neue digitalisierte Welt angepasst. Wir bieten unseren Mitarbeitern heute interaktive Features, die sie aus sozialen Netzwerken kennen, eine selbstlernende Suche und einen dynamischen Workflow, der sich an ihrem Nutzerprofil orientiert.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Volkswagen setzt inxire Digital Content im Telematik-Umfeld als zentralen Data Hub mit Schnittstellen zu mehreren Systemen ein.“
Dave Long
Chief Architect,
inxire GmbH
„Zahlreiche Kunden setzen die inxire Digital Platform erfolgreich für geschäftsrelevante Anwendungen ein. So auch die National Ignition Facility, ein führendes US-amerikanisches Institut, das im Rahmen der Nuklearforschung riesige Datenmengen generiert und verarbeitet. Da dies die meisten Systeme überfordern würde, nutzen die Wissenschaftler die inxire Digital Platform, die speziell auf die Verwaltung und Auswertung von Massendaten ausgelegt ist.“
Angelika Schön
Herstellerin,
arsEdition GmbH
„Dank inxire lassen sich Dokumente automatisch erstellen sowie Bilder und Texte schneller auffinden – davon profitieren wir sowohl in der Herstellung als auch im Lektorat. Und zeitaufwändige manuelle Sucharbeiten entfallen vollständig.“
Benjamin Brändle
Technischer Projektleiter,
application service development AG
„Nur mit der Kombination einer Oracle-Datenbank und inxire war es uns möglich, eine maximale Kompatibilität zwischen den verschiedenen Datenlieferanten zu erreichen und dabei gleichzeitig ein Höchstmaß an Funktionalität zu realisieren.“
Ulrich Beerhorst
Geschäftsführer,
BEIT Systemhaus GmbH
„Durch die Lösung von inxire können wir nun sicherstellen, dass sowohl die Kunden als auch der Außendienst stets mit aktuellen Informationen versorgt werden.“
Herbert Kronlechner
Leiter Amt für Information und Organisation,
Stadt Innsbruck
„inxire hat uns ein erstklassiges Redaktionssystem geliefert und uns optimal beraten. Damit hat es sich für uns als der ideale Partner erwiesen, das Stadtportal neu zu gestalten und in Richtung eGovernment vorzubereiten.“
Uwe Deller
Leiter Interne Kommunikation,
Europäische Entwicklung General Motors
„Unsere neue Plattform bietet uns als zentrale Wissensquelle die Möglichkeit, jede gewünschte Information schnell und sicher zu finden. Mit der nach unseren Vorgaben massgeschneiderten Lösung von inxire sind wir in der Lage, sehr effizient abteilungsübergreifend und über Landesgrenzen hinweg zu arbeiten.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Mit der Einführung der inxire-Basistechnologie als Knowledge-Management-System erhielt der französische Telekommunikationsanbieter ein zentrales Repository für geschäftskritische Dokumente.“
Gerd Armbruster
Abteilungsleiter Fachbereich Informationstechnik,
Stadt Mannheim
„Mittels der Lösung können nun die einzelnen Abteilungen ihre Internet-Inhalte selbst erstellen und aktualisieren, ohne dass HTML-Kenntnisse notwendig sind.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Netcall setzt mehrere Komponenten von inxire Digital für seine Dokumenten- und Customer-Relationship-Management-Lösungen ein, die zahlreiche Kunden in Großbritannien verwenden.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„C.H.Beck hat auf Basis der inxire Digital Platform ein eigenes Text-Bild-Archiv entwickelt und setzt es seit mehreren Jahren erfolgreich ein.“
Toni Schnell
Geschäftsführer,
inxire GmbH
„Mit der Einführung von inxire Digital Content wurden Prozesse global optimiert und automatisiert, um relevante Informationen schnell und sicher zu finden.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Die Universität Cambridge nutzt Komponenten von inxire Digital für ihr organisationsweites Dokumentenmanagement.“
Birgit Schüssler
Head of Quality Management & Projects
inxire GmbH
„Die Einführung von inxire Digital Compliance hat zu nachhaltig günstigeren Betriebskosten bei der Wartung und Nutzung des IFRS-Accounting-Handbuchs geführt. Die komfortable und performante Software macht den Redakteuren und Nutzern des Handbuchs die Arbeit wesentlich leichter.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Der britische Anbieter für Finanzberatung und -Services nutzt die inxire Digital Platform als Basis für das Beschwerde-Management und die Archivierung.“
Christian Hahn
Projektleiter,
TÜV Austria
„Mit Funktionen wie Volltextsuche, Stichwortvergabe, Klassifizierung und vollständigem Dokumenten-Lifecycle können wir das Potenzial unseres Datenbestandes jetzt wirklich optimal nutzen.“
Oliver Sauter
Head of IT,
Tropa Holding Limited
„Die Nutzung von inxire Digital Content bedeutet eine enorme Zeitersparnis. Die Mitarbeiter greifen darüber schnell und sicher auf alle wichtigen Dokumente zu. So können sie sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren und ihre Ressourcen auf den Auf- und Ausbau des Geschäfts fokussieren.“
Toni Schnell
Geschäftsführer,
inxire GmbH
„inxire unterstützt die Bundeswehr bei der Digitalisierung ihrer Informationssysteme. Als elektronische VS-Registratur in Führungsinformationssystemen oder als Digital Publishing im Kommando Cyber- und Informationsraum werden mehrere Produktkomponenten von inxire erfolgreich eingesetzt.“