Kerstin Rösner, Methodische Ansprechpartnerin für das Weisungswesen, HypoVereinsbank
Wie agiere ich im Sinne meines Unternehmens, welche Befugnisse habe ich und wie groß ist mein Handlungsspielraum? Diese Fragen müssen sich Mitarbeiter im Laufe ihres Berufslebens regelmäßig stellen. Offizielle Anweisungen und interne Compliance-Richtlinien bieten ihnen eine sichere Grundlage für regelkonformes Verhalten und korrekte Prozessabläufe.
Gerade Finanzinstitute sind bei diesem Thema besonders strengen Regularien unterworfen. Im Fall einer Prüfung müssen Banken transparent darstellen können, nach welchen Anweisungen ihre Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt gehandelt haben. Dafür müssen sie ihre Dokumente zehn Jahre lang in allen Versionen archivieren.
So entstand bei der HypoVereinsbank ein umfangreiches Weisungsmanagement, in das derzeit rund 600 Autoren aktiv involviert sind. Neben Produktsteckbriefen und Kompetenz-Richtlinien besteht es zu rund zwei Dritteln aus Beschreibungen, die alle Prozesse der Bank abbilden.
Im Jahr 2006 führte die HypoVereinsbank inxire Digital Compliance ein. Die Software unterstützt das Unternehmen seitdem bei der Kommunikation und Umsetzung seiner internen Richtlinien über den gesamten Erstellungs-, Freigabe- und Publikationsprozess hinweg.
Zunächst erstellen die Autoren ihre Dokumente im „EditorialSpace“ und reichen sie dann zur Überarbeitung ein. Die Review-Verantwortlichen bearbeiten sie im Anschluss parallel – jeder von ihnen verfügt über seine eigene Ausgabe. Die editierte Fassung stellen sie in den „MasterReviewPlace“ ein, der speziell für die HypoVereinsbank entwickelt wurde und heute zum Standardumfang der inxire-Software gehört. Dort kann der Autor alle Änderungswünsche und -vorschläge gezielt übernehmen oder ablehnen.
Über eine Web-Oberfläche mit klar gegliederter Hierarchie und komfortabler Suchfunktion greifen die Bankmitarbeiter schließlich auf die im Zentralen Anweisungsdienst veröffentlichten Dokumente zu. Ein Abonnement-Service stellt sicher, dass jeder Anwender automatisch über Änderungen an den für ihn relevanten Themen informiert wird. Darüber hinaus stehen alle inhaltlichen Neuerungen auch auf einer zentralen Webseite zur Verfügung.
Relaunch bietet noch mehr Funktionen
Im Jahr 2016 entschloss sich die HypoVereinsbank dazu, den Zentralen Anweisungsdienst neu zu gestalten. Gemeinsam mit der Innovationsagentur HYVE analysierten die Projektverantwortlichen die aktuelle Software, befragten Anwender aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen und sammelten Anregungen für neue Funktionalitäten. Am Ende flossen die Ergebnisse aus vierzig Fragebögen, dreißig Telefoninterviews, vier Wettbewerbsanalysen und zwei Diskussionsrunden in den Relaunch mit ein. So entstand ein interaktives und nutzerfreundliches Arbeitstool, das sich stark an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert.
Ein wesentlicher Punkt der Neugestaltung war die Einführung von „Smart Steps“, welche die Prozesse der Bank noch übersichtlicher abbilden. Anhand von Benutzerentscheidungen, beispielsweise der Auswahl bestimmter Parameter und Verknüpfungen, baut inxire Digital Compliance die einzelnen Arbeitsanweisungen nun dynamisch aufeinander auf und stellt selbst weit verzweigte Weisungen linear und optimiert dar. An den passenden Stellen transkludiert die Software nötige Zusatzinformationen. Für die Leser bedeutet das eine relevante Verbesserung: Sie erhalten eine komplett auf sie zugeschnittene Ausgabe und müssen ihre Prozess-Sicht zu keiner Zeit verlassen.
Zu den weiteren Neuerungen des Relaunchs gehören neben einer individuell gestalteten Startseite mit personalisierten Widgets auch moderne Funktionen wie die selbstlernende Suche. Diese zeigt den Nutzern abhängig von ihrem Profil spezielle Suchvorschläge an und bereitet auch die Ergebnisliste entsprechend auf. Mit jedem Klick lernt die Suche dazu – ein Vorteil, der allen Mitarbeitern zugutekommt.
Auch Feedback-Funktionen und Gamification haben Einzug in den Zentralen Anweisungsdienst der HypoVereinsbank gehalten. „Unser Weisungsmanagement ist heute ein lebendes Instrument“, erklärt Kerstin Rösner, methodische Ansprechpartnerin für das Weisungswesen bei der HypoVereinsbank. „Unsere Mitarbeiter sind deutlich motivierter, das Weisungswesen aktiv mitzugestalten. Aufgrund der neuen Interaktionsmöglichkeiten können sie zielgerichtet zur Verbesserung der Inhalte beitragen, entweder im direkten Austausch mit dem Autor oder durch die Bewertungsfunktion, die gut aufbereitete und verständliche Seiten in der Suche nach oben befördert.“
Claudia Bein,
Projektleiterin der Neugestaltung des Zentralen Anweisungsdienstes,
HypoVereinsbank
„Alle neuen Funktionalitäten basieren auf Mitarbeiterwünschen. Uns war es wichtig, dass der Zentrale Anweisungsdienst künftig als ein hilfreiches und unterstützendes Instrument wahrgenommen wird, das den Kollegen die Arbeit erleichtert. Ich denke, das umzusetzen ist allen Beteiligten gut gelungen.“
Der Einsatz von inxire Digital Compliance hat das gesamte Weisungsmanagement der HypoVereinsbank grundlegend verbessert und ermöglicht eine wesentlich effizientere Arbeitsweise innerhalb des Prozessteams.
Auch die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter hat sich stark erhöht: Dank des Systems sind die Informationen immer auf dem neuesten Stand und die richtigen Ansprechpartner für wichtige Themen schnell gefunden.
Bei der Bearbeitung umfassender Prozessbeschreibungen hat sich die Durchlaufzeit deutlich verkürzt. Noch klarer zeigen sich die Vorteile bei einfacheren Anweisungen, beispielsweise geänderten Betragshöhen in der Unterschriftenregelung, die nach wenigen Schritten und Review-Zyklen zügig veröffentlicht werden.
Zeit spart auch die vereinfachte Prozessdarstellung: Das manuelle Heraussuchen relevanter Zusatztexte entfällt, die neue Gliederung der Textseiten bietet einen besseren Überblick und die integrierte Status-Checkliste sorgt dafür, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird.
Nicht zuletzt kommt das verbesserte Weisungsmanagement natürlich auch den Kunden zugute. Durch die Möglichkeit, Textbereiche mit eigenen Notizen zu versehen oder sich während eines Gesprächstermins die rechtlichen Änderungen der vergangenen Monate anzeigen zu lassen, können die Berater der HypoVereinsbank ihre Klienten noch gezielter über passende Produkte und Dienstleistungen informieren.
Margit Olbrich
IT-Nutzung, Diagnose und Predictive Maintenance,
DB Systemtechnik GmbH
„Das Thema Digitalisierung ist für die Deutsche Bahn sehr wichtig. Die inxire Digital Maintenance Plattform ist dabei ein wichtiger Baustein, der uns nicht nur wirtschaftlich, sondern vor allem auch im Hinblick auf die Zufriedenheit unserer Kunden deutlich nach vorne bringt.“
Kerstin Rösner
Methodische Ansprechpartnerin für das Weisungswesen,
HypoVereinsbank
„Gemeinsam mit inxire haben wir unser Weisungswesen an die neue digitalisierte Welt angepasst. Wir bieten unseren Mitarbeitern heute interaktive Features, die sie aus sozialen Netzwerken kennen, eine selbstlernende Suche und einen dynamischen Workflow, der sich an ihrem Nutzerprofil orientiert.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Volkswagen setzt inxire Digital Content im Telematik-Umfeld als zentralen Data Hub mit Schnittstellen zu mehreren Systemen ein.“
Dave Long
Chief Architect,
inxire GmbH
„Zahlreiche Kunden setzen die inxire Digital Platform erfolgreich für geschäftsrelevante Anwendungen ein. So auch die National Ignition Facility, ein führendes US-amerikanisches Institut, das im Rahmen der Nuklearforschung riesige Datenmengen generiert und verarbeitet. Da dies die meisten Systeme überfordern würde, nutzen die Wissenschaftler die inxire Digital Platform, die speziell auf die Verwaltung und Auswertung von Massendaten ausgelegt ist.“
Angelika Schön
Herstellerin,
arsEdition GmbH
„Dank inxire lassen sich Dokumente automatisch erstellen sowie Bilder und Texte schneller auffinden – davon profitieren wir sowohl in der Herstellung als auch im Lektorat. Und zeitaufwändige manuelle Sucharbeiten entfallen vollständig.“
Benjamin Brändle
Technischer Projektleiter,
application service development AG
„Nur mit der Kombination einer Oracle-Datenbank und inxire war es uns möglich, eine maximale Kompatibilität zwischen den verschiedenen Datenlieferanten zu erreichen und dabei gleichzeitig ein Höchstmaß an Funktionalität zu realisieren.“
Ulrich Beerhorst
Geschäftsführer,
BEIT Systemhaus GmbH
„Durch die Lösung von inxire können wir nun sicherstellen, dass sowohl die Kunden als auch der Außendienst stets mit aktuellen Informationen versorgt werden.“
Herbert Kronlechner
Leiter Amt für Information und Organisation,
Stadt Innsbruck
„inxire hat uns ein erstklassiges Redaktionssystem geliefert und uns optimal beraten. Damit hat es sich für uns als der ideale Partner erwiesen, das Stadtportal neu zu gestalten und in Richtung eGovernment vorzubereiten.“
Uwe Deller
Leiter Interne Kommunikation,
Europäische Entwicklung General Motors
„Unsere neue Plattform bietet uns als zentrale Wissensquelle die Möglichkeit, jede gewünschte Information schnell und sicher zu finden. Mit der nach unseren Vorgaben massgeschneiderten Lösung von inxire sind wir in der Lage, sehr effizient abteilungsübergreifend und über Landesgrenzen hinweg zu arbeiten.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Mit der Einführung der inxire-Basistechnologie als Knowledge-Management-System erhielt der französische Telekommunikationsanbieter ein zentrales Repository für geschäftskritische Dokumente.“
Gerd Armbruster
Abteilungsleiter Fachbereich Informationstechnik,
Stadt Mannheim
„Mittels der Lösung können nun die einzelnen Abteilungen ihre Internet-Inhalte selbst erstellen und aktualisieren, ohne dass HTML-Kenntnisse notwendig sind.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Netcall setzt mehrere Komponenten von inxire Digital für seine Dokumenten- und Customer-Relationship-Management-Lösungen ein, die zahlreiche Kunden in Großbritannien verwenden.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„C.H.Beck hat auf Basis der inxire Digital Platform ein eigenes Text-Bild-Archiv entwickelt und setzt es seit mehreren Jahren erfolgreich ein.“
Toni Schnell
Geschäftsführer,
inxire GmbH
„Mit der Einführung von inxire Digital Content wurden Prozesse global optimiert und automatisiert, um relevante Informationen schnell und sicher zu finden.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Die Universität Cambridge nutzt Komponenten von inxire Digital für ihr organisationsweites Dokumentenmanagement.“
Birgit Schüssler
Head of Quality Management & Projects
inxire GmbH
„Die Einführung von inxire Digital Compliance hat zu nachhaltig günstigeren Betriebskosten bei der Wartung und Nutzung des IFRS-Accounting-Handbuchs geführt. Die komfortable und performante Software macht den Redakteuren und Nutzern des Handbuchs die Arbeit wesentlich leichter.“
Frank Closheim
Head of Product Management,
inxire GmbH
„Der britische Anbieter für Finanzberatung und -Services nutzt die inxire Digital Platform als Basis für das Beschwerde-Management und die Archivierung.“
Christian Hahn
Projektleiter,
TÜV Austria
„Mit Funktionen wie Volltextsuche, Stichwortvergabe, Klassifizierung und vollständigem Dokumenten-Lifecycle können wir das Potenzial unseres Datenbestandes jetzt wirklich optimal nutzen.“
Oliver Sauter
Head of IT,
Tropa Holding Limited
„Die Nutzung von inxire Digital Content bedeutet eine enorme Zeitersparnis. Die Mitarbeiter greifen darüber schnell und sicher auf alle wichtigen Dokumente zu. So können sie sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren und ihre Ressourcen auf den Auf- und Ausbau des Geschäfts fokussieren.“
Toni Schnell
Geschäftsführer,
inxire GmbH
„inxire unterstützt die Bundeswehr bei der Digitalisierung ihrer Informationssysteme. Als elektronische VS-Registratur in Führungsinformationssystemen oder als Digital Publishing im Kommando Cyber- und Informationsraum werden mehrere Produktkomponenten von inxire erfolgreich eingesetzt.“